Vendo a necessidade de ampliarmos o espaço do protagonismo juvenil, pensamos numa secretaria que articulasse as demandas diocesanas (não só os encontros), fosse referência para a PJ na diocese e estivesse vinculada a organização das foranias e provocasse a comunicação e diálogo.
Pensando desse modo, o modelo que se vai desenhando ficaria assim:
3.1 Explicação detalhada
I) Coordenação diocesana
1) Coordenadores diocesanos
Cada paróquia indica jovens para fazer parte da coordenação forânica. Esta por sua vez, indica um jovem para fazer parte da coordenação diocesana. Como são quatro foranias, a coordenação diocesana será composta por 4 jovens. Estes devem ter acima de 18 anos e permanecerão por dois anos. Juntamente com os assessores devem acompanhar os grupos de base e demais atividades, pensar e articular os trabalhos da PJ na diocese.
2) Secretaria diocesana
Missão: cuidar da guarda e conservação de material de secretaria da PJ, responsável pela comunicação e representação diocesana, manter diário e cadastro de lideranças da PJ na diocese atualizados. A seguir uma explicação mais detalhada desses pontos:
a) Cuidar da guarda e conservação de material de secretaria da PJ
Como temos agora um lugar em Oliveira (casa Bom Pastor), seria bom que a secretária, quando pudesse desse uma organizada e limpeza no local. A responsabilidade pode ser repassada a outra pessoa em comum acordo, desde que fique atenta ao material, ver o que precisa para os encontros da parte de secretaria, etc.
b) Comunicação
Além de enviar as cartas para os encontros, a secretária deve ficar sempre em contato com os coordenadores forânicos e demais equipe. Enviar e-mails lembrando encontros e reuniões. Provocar discussões na lista da equipe diocesana.
c) Representação diocesana
Na lista de contatos das pastorais emitida todo ano pela diocese aparece o nome da secretária. Por isso, é fundamental que ela esteja atenta a todos os caminhos e projetos da PJ para dar informações quando solicitada. Cabe também a secretária representar a PJ no Conselho Diocesano de Pastoral (CDP). No caso, essa missão pode ser encaminhada pela vice.
d) Manter diário e atas atualizados
Nossa história é nosso tesouro. Por isso, manter o arquivo organizado, registrar todos os fatos e atividades de nossos grupos é de fundamental importância. Então é missão da secretária colher as informações emitidas pelos grupos e registrá-las no livro diário. Nas reuniões da coordenação rascunhar a ata e passá-la para o livro diário.
e) Cadastro de lideranças da PJ na diocese
Um passo a ser dado é o catálogo de todos os grupos da PJ na diocese com seus respectivos coordenadores. Manter também uma lista de contatos com lideranças jovens de todas as paróquias e grupos.
f) Secretariar os encontros diocesanos
Por fim, nos eventos diocesanos, preparar material necessário (cópias, crachás, recibos, etc.).
II) Equipe de suporte
1) Vice secretária:
Faz o papel da secretária na sua falta e auxiliar no que for necessário. Atualmente tem representado a PJ no Conselho Diocesano de Pastoral.
2) Tesouraria
Receber taxas nos encontros, cuidar do livro caixa e prestação de contas, pagar contas.
3) Equipe de externa
Responsável pelas compras de material para eventos e encontros, providenciar cozinheiras e guarda da chave nos encontros de formação.
4) Equipe de manutenção do site:
Manter atualizado e funcionando o site da PJ.
5) Equipe ampliada
Para as reuniões a equipe diocesana pode chamar mais alguns jovens ou até mesmo adultos e representantes de outros seguimentos, somente para a reunião ampliada, para fortalecer as decisões e encaminhamentos.
6) Equipe de monitores
São jovens (e oportunamente adultos) que, tendo passado pelo processo inicial de formação nos grupos e participado de encontros diocesanos (Iniciantes, CDL, EFAE, EDA e outros) são convidados a integrar o quadro daqueles que dinamizam os encontros da PJ na diocese. Estes são convocados segundo as necessidades de cada ano e de cada encontro.
III) Equipe de Assessores diocesanos da PJ
É constituída pelo assessor diocesano e por uma equipe que pode ser formada por jovens e adultos. A função dessa equipe é acompanhar, propor e avaliar os trabalhos da PJ na diocese.
Toda essa organização não terá sentido se não for para o acompanhamento aos grupos de base. É por causa deles que ela existe. Como sempre insistimos tudo começa no grupo. Na Pastoral da Juventude, o grupo é o elemento fundamental, a base de tudo.
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